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  Web同窓会「龍門会ドット混む」にお越しいただき誠にありがとうございます。
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   関東龍門会事務局長の山下憲男(昭和41年卒)と申します。
 この事務局長のポストは会員数約2,300名の運営事務局を切り盛りする幹事長の業務が激務でボランティアの限界をはるかに超えているとの判断で幹事長業務の負荷分散のために2年前に事務局長が新設されて初代事務局長に任命されました。

  この2年間の事務局長の業務経験に基づく運営事務局の業務改善提案を常任幹事会に答申し承認されましたので各役員の業務をはじめ事務局長や幹事長業務がスムーズに次世代に引き継げるような業務改善を役員一同で推進していく予定です。

  具体的には、この度(平成20年度)の会報作りは、これまで東京龍門会当時から一手に編集されてこられた堀中清美氏(昭和26年卒)が鹿児島に定住されることになり氏の永年の経験と高度な編集ノウハウを引き継ぐために会報編集委員会を結成し制作を行いました。


 これらの実務を経験する中で感じられることは、これまで先輩諸氏のご努力で永年続いた関東龍門会の運営の質を維持・向上させながら、事務局の実務を役員として遂行するためには、役員自身が電子メールや文書作成、表計算ソフトが自在に駆使でき、データ入力、文章作成・編集・校正が苦にならないというITリテラシー(活用手法)をはじめ総合的なスキルが要求され始めようとしていることです。

 役員の方もこれらのことが可能な方が任命されてはおりますが、その殆どが現役で本業が超多忙な中での業務を兼務することになり、このままでは有能な役員候補と後継者の任命が困難になりかねません。


 そこで、関東龍門会のベースとなる会報の制作・発行から役員間の業務連絡方法などIT武装化による協調分散作業を可能としながら、過去の業務を見直し無駄な経費を削減しながらよりよい会員サービスの充実に振り向けるなどの業務改善に着手し始めております。

 将来の同窓会運営を見据えた業務改善にご理解いただくとともに、今後とも変わらぬご支援とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

 
  1.会報の継続発行と紙面の充実を図る(経費の削減と紙面の充実)
 
 
  • 従来の官製はがきでの出欠はがきを止め、料金受取人払い制度を契約して大幅な通信費を削減し、削減した経費は紙面の充実に充当する。
  • 従来の定型封筒での郵便郵送(80円)を止めて、大型非定型を使用しながらメール便に切り替えて、大型郵送を従来料金以下で実現する。
  • 会報作成・編集作業を特定の役員のスキルに頼らずに専門的な行程はアウトソーシングも視野に入れ合理化する。会報編集委員会を設置し方向性、編集コンセプトを取り纏める。
※この度(平成20年度)の会報発行から適用し実現しました。

 
  2.事務・業務連絡をIT活用で合理化する(経費の削減と業務の効率化)  
 
  • 役員、常任役員、約100名への連絡など年間数回の事務連絡は往復ハガキを利用しておりIT活用で段階的に通信費の低減化を狙う。
  • メーリングリスト等のIT化で、これまで事務局役員が自宅で行っていた会合招集出欠往復ハガキの制作工程、印刷作業の労力負担の段階的軽減を狙う。
  • 役員会合はホームページ上に予定表で告知し出欠などをメールで連絡することで通信費の低減化や作業の効率化を狙い、低減化した経費はIT活用の充実に充当する。

 
  3.会員間のコミュニケーションの活性化(コミュニケーションの充実)  
 
  • ブログ等の開設によるWeb同窓会でのコミュニケーションの効率化。同窓会(懇親会)には参加できなくても子育てしながら、いつでも、どこからでも同窓生にコンタクト。
  • 会員間の趣味、情報の共有化。世代を超えて、共通の趣味や催し物に共感しあい、声をかけ合う趣味や価値観の共有化探し。
  • 将来を見据えたWeb同窓会活動での懇親会活動のご支援。地域コミュニティとの連携や点在する同窓生とのネットワークでの共生支援など。
 
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